Buenas prácticas con el correo electrónico

Hay una serie de pautas imprescindibles para que el correo corporativo (bajo el nombre de dominio corporativo) siga siendo una herramienta últil y fiable en la comunicación interna y externa de las organizaciones. El objetivo principal de estas pautas es evitar que nuestro correo sea marcado como spam y sea bloqueado por las grandes empresas del sector.

Redirecciones y reenvíos

No hacer redirecciones o reenvíos desde nuestro correo corporativo. Sobre todo a cuentas de @hotmail, @msn, @yahoo, @live, @gmail

Una redirección consiste en redirigir todo el correo que entre en micuenta@midominio.tls a otro buzón de correo. Eso quiere decir que si a micuenta@midominio.tls llega spam, automáticamente será enviado al buzón de destino. Si este buzón de destino es una cuenta @hotmail, @msn, @yahoo, @live, @gmail estos proveedores identificarán a micuenta@midominio.tls como spamer y bloquearan todo el correo que llegue de ella. Si persiste el envío pueden bloquear todo @midominio.tls (o sea, todas las cuentas de correo de ese dominio) y en casos extremos bloquear toda la IP del servidor donde esté alojado el correo de @midominio.tls (afectando por tanto al resto de clientes que compartan ese servidor).

Si se da el caso de bloqueo de IP, la única manera de solicitar el desbloqueo es mediante el formulario que ofrece el proveedor que ha realizado el bloqueo y no siempre se consigue (queda a su criterio). En caso de que acepten las razones ofrecidas para justificar el desbloqueo, durante un periodo de tiempo reducen la velocidad de entrega (osea, un email puede tardar en llegar más de una hora). Hay proveedores como Google (correos Gmail) donde no es puede hacer ningún trámite y todo depende de los criterios internos de la empresa.

En casos extremos en que la IP del servidor queda bloqueada sin opción a levantamiento, la solución pasa por cambiarla. El problema es que cuando hay un cambio de IP en un servidor siempre hay un periodo en que los correos van a la carpeta de Spam (salvo que estemos añadidos a contactos). Cuando termina el periodo de maduración (puede ser de 2 semanas a 1 mes) vuelven a entrar normal. Si en ese periodo volvemos a incurrir en lo que ellos consideran Spam habrá que volver a empezar.

Administración y moderación de listas

No hay que hacer administradores ni moderadores de listas de correo ni boletines a cuentas que no estén asociadas a @midominio.tls especialmente a cuentas @hotmail, @msn, @yahoo, @live, @gmail

Calidad de las listas

Es importante que los medios por los que se recopilan correos para nuestras listas y boletines (formularios en nuestra web principalmente) validen la calidad de las direcciones a guardar. Los métodos ideales serían:

• Validación de la cuenta de correo en el registro con un campo adicional para confirmar la dirección. Esto previene errores de escritura.
• Opt-in doble (suscripción más confirmación): Permite confirmar la validez del correo registrado.
• Dejar claras las condiciones: Informar al suscriptor del tipo y frecuencia de la información que va a recibir.
• Alta y baja: Facilitar a los suscriptores un medio sencillo para dejar de recibir comunicaciones por correo.

Si se confeccionan las listas manualmente, se deberá verificar la cuenta de correo y solicitar al suscriptor su consentimiento para ser incluido en la lista (informándole de las condiciones de envío y la forma de darse de baja). Confirmar la suscripción no solo es una buena práctica sino que estamos obligados por la LOPD a informar de los datos recabados y utilizados de nuestros usuarios y/o clientes

Adjuntos

No hay que envíar adjuntos grandes en general y evitarlos en envíos a cuentas @hotmail, @msn, @yahoo, @live, @gmail.

El tamaño del mensaje que se mide en el servidor es el total texto más archivos adjuntos. Si por ejemplo hemos usado Outlook con un montón de estilos e imágenes embebidas además de los archivos adjuntos, esto suma al tamaño final del mensaje. Por eso es recomendable escribir los mensajes en texto plano (no HTML).

De igual manera, los correos deben contener una cantidad importante de texto y hay que evitar también incrustar imágenes. Si la relación entre texto/imagen es baja es posible que nuestro correo electrónico sea considerado spam.

Analizar rebotes y mensajes de error

Hay que analizar y ver los correos que han llegado a su destinatario y cuales no.

De esta forma podremos detectar qué direcciones de nuestra base de datos son incorrectas. Las direcciones incorrectas hay que borrarlas de nuestra base de datos (agenda de contactos y listas) ya que si enviamos muchos mails a direcciones inexistentes corremos el peligro que nuestra cuenta de correo sea detectada como Spam.

Errores más habituales:

• 4XX - El destinatario no ha recibido el correo. El error no es permanente y se seguirá intentando enviar.
  • 422 - El buzón del destinatario está lleno.
  • 450 - El buzón del destinatario no está disponible, por problemas de conexión o por estar incluido en listas negras.
  • 452 - Hemos puesto demasiados destinatarios en el mismo correo.
• 5XX - El destinatario no ha recibido el correo. Son errores permanentes y no se reintentará el envío.
  • 510/511 - Una o varias direcciones de correo electrónico a las que se envía no existen (por que las han eliminado o porque las hemos escrito mal).
  • 512 - El nombre de dominio del correo electrónico no existe o lo hemos escrito mal.
  • 550 - Normalmente significa que el correo electrónico al que enviamos no existe, pero también puede significar que están bloqueando nuestro envío por identificarnos como spam.
  • 552 - Adjunto demasiado grande.

Una explicación más detallada en Por qué mi correo no llega a su destinatario.

Confianza del destinatario

Hay que pedir a todos nuestros contactos que añadan nuestra dirección a la agenda de contactos de su programa de correo (incluídas las listas de correo), sobre todo a los que tienen cuentas @hotmail, @msn, @yahoo, @live, @gmail.

De esta manera se establece una relación de confianza que permite que nuestros correos no sean identificados como spam por el destinatario.

Envíos masivos

No hay que hacer campañas por email con envíos masivos con múltiples destinatarios en copia o copia oculta.

Para envíos puntuales a varios destinatarios hay que hacer el envío de forma progresiva (en grupos de pocos destinatarios cada vez). Podemos usar alguna aplicación para gestores de correo que racionalice los envíos (como por ejemplo Mail Merge para Thunderbird).

Para envíos periódicos usar listas de distribución y/o servicios de envío de newsletters. Hay que informar debidamente a los destinatarios del mail y darles herramientas para que en caso que lo deseen puedan solicitar no recibir más correos.