Una gran cantidad de personas usan los servicios gratuitos de los proveedores de correo estadounidenses Microsoft, Yahoo y Gmail, de forma particular o a nivel profesional. En 2003 EEUU firmó la CAN-SPAM Act para luchar contra el spam. Esta ley, aunque entró en vigor en 2003, se ha ido aplicando gradualmente, siendo desde hace unos 5 años aproximadamente cuando se está aplicando de forma mucho más estricta.
Conforme a esta ley, hay muchas razones para que estos proveedores de correo consideren los envíos desde otros servicios de correo como Spam por contenido (por lo que hay dentro de los mensajes, adjuntos, etc), pero hay otra razón externa y muy importante, que no está definida en la CAN-SPAM Act y es la frecuencia de envío de mensajes.
Dicho de otra manera, si desde nuestro servidor de correo enviamos una cantidad alta de mensajes a sus servidores (msn.com, outlook.com, hotmail.com, gmail.com, hotmail.es, yahoo.com, yahoo.es, etc.) y a una velocidad muy alta, el proveedor considera que estamos mandando Spam (sin leer el contenido y unilateralmente) y toma 4 acciones progresivamente:
- Reduce la cantidad de entrada de mensajes desde nuestro servidor.
- Bloquea temporalmente la entrada de mensajes desde nuestro servidor.
- Bloquea permanentemente la IP del servidor de correo de nuestro servidor.
- Bloquea TODO el rango de IPs del datacenter donde se ubica el nuestro servidor.
Si no se toman medidas antes y se llega al punto 2, los correos desde nuestro servidor no llegarían a nuestros destinatarios con servicios Microsoft, Yahoo y Gmail durante un periodo de entre 1 día a 2 semanas (aprox).
Si llegamos al punto 3, tendríamos que cambiar de IP nuestro servidor, un proceso que puede durar un día. Esto no es lo peor. Al ser una IP nueva no tiene “antiguedad” y todos los mensajes que enviemos van a entrar en estos proveedores a la carpeta Spam.
Si llegamos al punto 4, el datacenter bloquea la cuenta (no necesita avisar) y tendríamos que cambiar de proveedor con todos los problemas, retrasos y costes que implica.
Las medidas que se pueden tomar al respecto para evitar ser considerados Spam por una tasa de envío muy alta (cantidad de mensajes y velocidad de envío) es que los mensajes que se envían desde nuestro servidor a esos proveedores Microsoft, Gmail y Yahoo se traten en la cola de correo de manera diferente, haciendo su envío más lento que los demás.
Pero, si no somos spamers… ¿porqué nos puede afectar este problema? Normalmente por no conocer los cambios que esta legislación está provocando en el uso de los servicios y mantener prácticas que no los tienen en cuenta. Como por ejemplo hacer envíos masivos con múltiples destinatarios en copia o copia oculta, administrar listas de correo con cuentas de estos proveedores o la peor de todas redirigir cuentas de correo a buzones de estos proveedores ( https://www.estudionexos.com/post/7-consejos-para-evitar-las-listas-negras-de-spam/)
¿Cómo puede afectar a entornos profesionales? El problema más habitual es el hacer redirecciones o reenvios de buzones corporativos a cuentas Microsoft, Yahoo o Gmail. O sea, que todo lo que llegue a micuenta@midominio.tls se envía automáticamente a través de mi servidor de correo a la cuenta Microsoft, Yahoo o Gmail correspondiente.
Vale, pero ¿en qué casos voy a generar un problema de tasa de envío muy alta?
- Todo el spam que llega a micuenta@midominio.tls se reenvía desde nuestro servidor.
- Si estamos suscritos a listas de correo, newsletters, notificaciones en redes sociales (Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest,…), etc. con micuenta@midominio.tls todas y cada una de las comunicaciones que nos llegan se reenvían desde nuestro servidor al externo. El externo no tiene ninguna manera de saber que esa cuenta somos nosotros mismos y nuestro email micuenta@midominio.tls es tratado como cualquier otro correo.
- Todo el correo transaccional ordinario, las comunicaciones habituales con clientes etc, que nos llegue a micuenta@midominio.tls se reenvía desde nuestro servidor.
- Si nuestros sitios web nos envían notificaciones y mensajes del formulario de contacto.
- Y evidentemente, todo el correo que escribimos nosotros se envía desde nuestro servidor.
Así que en un entorno profesional, que haga un uso moderado/alto del correo para las comunicaciones tanto internas como externas estará enviando una cantidad tal de correo (aunque no sea spam) que el riesgo de ser considerado spam por los proveedores estadounidenses es muy alto.
Creemos que estas empresas se han centrado para la detección de spam por contenido en el idioma y cultura inglesa/norteamericana, mucho menos ricas en cuanto a expresividad que el idioma castellano. Por esa razón el número de falsos positivos es mucho más alto con emails en castellano que con emails en inglés, como hemos podido comprobar desde Estudio Nexos.
Como información adicional, la mayoría de proveedores de correo limitan el número de emails enviados o incluso prohiben la creación de redirecciones a Gmail/Yahoo/Hotmail.
A modo de conclusión
En los entornos profesionales y asociativos es muy importante usar siempre el correo corporativo con los servicios asociados a nuestro proveedor. Siempre.
Usar clientes de correo como Thunderbird para gestionar las cuentas de correo. También los clientes de correo para dispositivos móviles.
Siempre, siempre aplicar buenas prácticas en el uso del correo ( https://www.estudionexos.com/guia-de-buenas-practicas-para-el-uso-del-correo-electronico.html/).
Si se utilizan servicios asociados como edición de documentos online, valorar la integración de aplicaciones de software libre en los servicios corporativos ( https://www.estudionexos.com/post/edicion-de-documentos-con-etherpad-en-pydio/).
Si a nivel corporativo se “depende” de Gmail o Hotmail la recomendación es contratar sus servicios profesionales (que en última instancia es lo que buscan, o en caso contrario no habría un salto de tarificación tan alto de “gratis” a “de pago”). El inconveniente fundamental es que el soporte en este caso suele ser de “autoservicio” y deshumanizado. La vetaja es que la entrega de correos es impecable, por contra es muy habitual encontrar correos legítimos enviados a nosotros en la carpeta de Spam (en Gmail en concreto esta carpeta está bastante escondida y es muy probable despistarnos y perder correos en dicha carpeta).
Tanto si optamos por la opción de contratación como si no, os recordamos que es importantísimo añadir a los remitentes legítimos a la agenda de contactos de Gmail/Yahoo/Hotmail y a nuestros nuestras amistades, clientes, proveedores, compañeros usuarios de Gmail/Yahoo/Hotmail que nos añadan a sus agendas.
Más información
- CAN-SPAM Act: https://en.wikipedia.org/wiki/CAN-SPAM_Act_of_2003
- Qué es la ley CAN-SPAM
- Las listas de correo condenadas a desaparecer
- Los nuevos retos del uso del correo electrónico en organizaciones
